Betegnelsen representasjon omhandler tiltak som er rettet mot eksterne aktører med den hensikt å knytte kontakter eller nye kunder til bedriften eller bevare eksisterende forretningsforbindelser.
Dette kan bestå av gaver, bevertning, reiser og/eller drift av båter, biler og anlegg som benyttes I sammenheng med representasjonen.
Som nevnt gjelder dette når det er rettet mot eksterne, altså ikke tilknyttet bedriften. Så arrangement, gaver reiser og lignende for ansatte er ikke å regne som representasjon.
Man må dog passe på at man ikke bedriver overdreven representasjon da dette fort kan anses som korrupsjon I henhold til Straffeloven §§ 387og 388 Som hovedregel heter det at representasjonskostnader I utgangspunktet ikke er fradragsberettiget eller skattefritt, men at dersom kostnadene er beskjedne og visse punkt er oppfylt kan man få fradrag.
Fradrag for representasjon og gaver
Som hovedregel er det ikke fradragsrett på representasjon for en bedrift.
Derimot er så kalt beskjeden representasjon I form av bespisning fradragsberettiget dersom samtlige av følgende vilkår er oppfylt.
- den som krever fradrag er næringsdrivende
- representasjonen foregår i arbeidstiden, ved varedemonstrasjon eller ved forhandling
- representasjonen foregår enten på arbeidsstedet hvis det der er kantine mv. eller på et spisested i nærheten
- det ikke serveres brennevin. Servering av øl og vin er imidlertid tillatt. Serveres brennevin er ingenting fradragsberettiget. Dette gjelder da også kostnadene til mat mv. Det samme gjelder den del av kostnadene som gjelder arbeidsgiveren selv, ansatte, styremedlemmer mv. som deltok i bespisningen
- foregår bespisningen utenfor bedriften, må utgiftene ikke overstige kr 500 (2020-sats) per person som inviteres utenfra, og for ansatte som man etter en rimelig vurdering finner må delta. Overskrides beløpsgrensen, er ingenting fradragsberettiget. Det er nå lov og servere vin til maten uten at en taper fradragsretten eller at deltakeren blir beskattet.
- det må påføres bilaget hvilke personer som deltar. Regnskapssystemet skal spesifisere alle opplysninger som ligger til grunn for beløp som skal oppgis i næringsoppgaven.
Gaver er fradragsberettiget dersom kostnaden per person ikke overstiger NOK 275,- per gang. Dette omfatter og dersom et produkt gis som reklameartikler, for eksempel med firmalogo.
Dette gjelder også gaver som gis som reklameartikler, for eksempel med firmalogo. Hvis gaven er av høyere beløp, er den ikke fradragsberettiget.